A IMPORTÂNCIA DE UM PLANO DE CONTIGÊNCIA PARA EVENTOS EM ESPAÇOS ABERTOS: CASO DE UM EVENTO EM ITU/SP
Andreia de Lima (e-mail: andreialimalive@gmail.com)
Fernando Marques Henriques (e-mail: fmhenri@gmail.com)
Natália Sanchez Fraga (e-mail: nataliasanchezfra1919@gmail.com)
RESUMO
Este trabalho tem como objetivo estudar a importância em desenvolver um plano de contingência eficaz para eventos, com foco na prevenção e resposta a possíveis situações de emergência. Foi realizada pesquisa bibliográfica para embasamento teórico e pesquisa documental para apresentar o plano de contingência do evento Tomorrowland de Itu. Inicialmente são apresentados os fundamentos teóricos relacionados à gestão de eventos e aos princípios de segurança e prevenção de riscos. Em seguida, é realizada uma análise detalhada das principais ameaças e vulnerabilidades que podem afetar a realização de eventos, incluindo questões relacionadas à segurança pública, saúde, infraestrutura e meio ambiente. Com base nessa análise, o plano de contingência é desenvolvido, abrangendo medidas preventivas, procedimentos operacionais e protocolos de resposta para uma ampla gama de cenários de emergência, como incêndios, acidentes, desastres naturais, atos de violência e emergências médicas. O plano é adaptado às características específicas do evento em questão, considerando sua localização, tamanho, público-alvo e atividades planejadas. A implementação do plano de contingência é discutida em detalhes, incluindo a atribuição de responsabilidades, a coordenação com autoridades locais e serviços de emergência, a comunicação com o público e a avaliação de riscos contínuos durante o evento. Também são apresentadas diretrizes para o treinamento de equipe, simulações de cenários de emergência e revisão periódica do plano para garantir sua eficácia e atualização. Por fim, são destacadas as implicações práticas e éticas da implementação de um plano de contingência para eventos, incluindo considerações sobre privacidade, direitos humanos, acessibilidade e inclusão. Conclui-se que um plano de contingência bem elaborado e adequadamente implementado é essencial para garantir a segurança e o bem-estar dos participantes de eventos, protegendo não apenas suas vidas, mas também a reputação e integridade dos organizadores e da comunidade em geral. Utilizamos a metodologia de pesquisas bibliográficas e análise de um caso exemplificando o plano de contingencias com questões climáticas;
Palavras-chave: Eventos. Eventos Climáticos. Plano de Contingência. Segurança. Tomorrowland Itu/SP.
ABSTRACT
This work aims to develop an effective contingency plan for events, focusing on prevention and response to possible emergency situations. Initially, the theoretical foundations related to event management and the principles of security and risk prevention are presented. Next, a detailed analysis is carried out of the main threats and vulnerabilities that may affect the holding of events, including issues related to public safety, health, infrastructure and the environment. Based on this analysis, the contingency plan is developed, covering preventative measures, operational procedures and response protocols for a wide range of emergency scenarios, such as fires, accidents, natural disasters, acts of violence and medical emergencies. The plan is adapted to the specific characteristics of the event in question, considering its location, size, target audience and planned activities. Implementation of the contingency plan is discussed in detail, including assigning responsibilities, coordinating with local authorities and emergency services, communicating with the public, and assessing ongoing risks during the event. Guidelines are also presented for team training, emergency scenario simulations and periodic review of the plan to ensure its effectiveness and updating. Finally, the practical and ethical implications of implementing a contingency plan for events are highlighted, including considerations regarding privacy, human rights, accessibility and inclusion. It is concluded that a well-designed and properly implemented contingency plan is essential to guarantee the safety and well-being of event participants, protecting not only their lives, but also the reputation and integrity of the organizers and the community in general.
Keywords: Events. Climate Events. Contingency plan. Security. Tomorrowland Itu/SP.
1 - INTRODUÇÃO
Procedimentos abrangentes de gerenciamento de segurança não podem ser deixados para trás. Guzmán e Neves (2000, p. 34) relatam que um dos processos mais importantes de uma empresa ou organização é a análise de riscos, pois se não forem implementadas medidas para a sua atenuação, podem levar a danos sociais e materiais incontroláveis ou irreparáveis.
A gestão de eventos e os princípios de segurança e prevenção de riscos são fundamentais para garantir o sucesso e a segurança dos eventos. Esse processo envolve o planejamento, organização, coordenação e execução de eventos de todos os tipos e portes. Isso inclui desde eventos corporativos, culturais, esportivos, até festivais e feiras. Os princípios fundamentais da gestão de eventos incluem o entendimento das necessidades e expectativas dos participantes, o estabelecimento de objetivos claros, a alocação eficiente de recursos e a avaliação dos resultados. (MOURA, 2024)
Dado esse cenário, verificou-se a importância da implementação de medidas de segurança em eventos com profissionais qualificados. A segurança de eventos refere-se às medidas adotadas para proteger a saúde, a integridade física e o bem-estar dos participantes, bem como para preservar a segurança das instalações e a infraestrutura do evento. Isso inclui a identificação e avaliação de riscos potenciais, o desenvolvimento de planos de contingência e a implementação de medidas preventivas para mitigar esses riscos.
A prevenção de riscos é uma parte essencial da segurança de eventos e envolve a identificação, avaliação e mitigação de potenciais fontes de perigo ou danos. Isso pode incluir riscos relacionados à segurança do local, condições climáticas adversas, infraestrutura inadequada, comportamento do público entre outros. Pode ser alcançada por meio de medidas como inspeções regulares de segurança, treinamento da equipe, comunicação eficaz com os participantes e a implementação de planos de contingência. (AGUIAR, 2024)
Neste contexto, o estudo sobre os riscos a serem identificados é essencial para eventos ocorridos em cada região do país. Determinados fenômenos meteorológicos, como pancadas de chuvas e ventos fortes, podem elevar os riscos à integridade física dos espaços de eventos e do público-frequentador. Esses eventos podem resultar em danos a estruturas fixas e móveis dos espaços de eventos, tais como palcos, iluminação, telões, estruturas de ferro, arquibancadas entre outros. Podem também ferir pessoas devido à queda dessas estruturas, provocando acidentes, além de atrasos ou até mesmo o cancelamento de eventos, principalmente, os que ocorrem a céu aberto. (PÍPOLO, 2013)
Geralmente, as parcelas do território que apresentam maior incidência de ventos fortes são aquelas que ficam mais próximas às áreas de relevo com maior altitude, como morros e serras. No entanto, é importante lembrar que os padrões de vento podem variar de acordo com as estações do ano. Além disso, a intensidade dos ventos pode ser influenciada por formação de nuvens cumulo nimbus que ocorrem, principalmente, nos meses de verão, período em que se registram os maiores índices de precipitação na região. (FARIA, 2015)
Para o caso de eventos de pequeno e médio porte, não é exigida a contratação de profissionais da área da saúde para a prestação de primeiros socorros, porém, independente do porte do evento, os riscos de acidentes, problemas de saúde, danos estruturais do espaço de ocorrência do evento entre outros problemas podem acontecer, sendo importante que a equipe responsável pela organização do evento esteja apta a atender as ocorrências e prestar atendimento ao público, se necessário, para evitar o agravamento do quadro de saúde do público envolvido no evento ou até mesmo revertendo-o, no caso de uma situação mais simples. Segundo o Conselho Federal de Medicina (CFM, 1995, p.1), Resolução nº 1.451/95, urgência é definida como “ocorrência imprevista de agravo à saúde com ou sem risco potencial de vida, cujo portador necessita de assistência médica imediata”. Isto levanta a questão da importância das habilidades de primeiros socorros para os profissionais de eventos.
Para tanto, há a necessidade da elaboração efetiva dos Planos de Contingência, independente do porte do evento, que são documentos que estabelecem procedimentos e protocolos a serem seguidos em caso de emergência ou situação de crise durante um evento, onde se avalia como desenvolver um plano de contingência eficaz para eventos, com foco na prevenção e resposta a possíveis situações de emergência, quais os fundamentos teóricos relacionados à gestão de eventos e aos princípios de segurança e prevenção de riscos e como fazer a gestão de eventos sob ameaças e vulnerabilidades que podem afetar a sua realização, incluindo questões relacionadas à segurança pública, saúde, infraestrutura e meio ambiente Isto inclui medidas para lidar com ameaças à segurança, como incêndios, desastres naturais, evacuação de emergência e violência. (NAKANE, 2020)
Diante do exposto foi desenvolvido como problema de pesquisa: Qual a importância do desenvolvimento de um plano de contingência para eventos que ocorrem em locais abertos?
Este trabalho teve como objetivo compreender os quesitos de um plano de contingência de um evento real, que ocorreu na cidade de Itu, cujo nome não será divulgado por questões de sigilo profissional.
Para atingir o objetivo proposto foi realizada uma revisão bibliográfica descritiva e qualitativa abrangente sobre os temas propostos, sob pesquisas documentais com informações em livros, artigos científicos, relatórios técnicos, legislações, e documentos oficiais relacionados à gestão de eventos, segurança e prevenção de riscos nas fases de planejamento e pós-incidente e análise de um caso exemplificando o plano de contingências com questões climáticas no evento Tomorrowland em Itu/SP.
Neste estudo entre o que se espera de um plano de contingência e o que foi realizado nesse evento e por fim buscou-se demonstrar como a implementação de um Plano de Contingência pode minimizar os impactos negativos de situações de crise ou emergência, protegendo a segurança dos participantes, preservando a infraestrutura do evento e garantindo a continuidade das atividades.
2 – EVENTOS
Um evento é um acontecimento onde várias pessoas se reúnem em determinado lugar com propósitos semelhantes para diversas finalidades, como negócios, compras, celebrações e outras festividades. Em geral, são pré planejados e ocorrem dentro de um período de tempo em que os participantes se aproximam por meios físicos ou técnicos (MEIRELLES, 1999).
Segundo Martin (2003), os eventos fazem parte dos negócios modernos na sociedade que presenciamos, estão relacionados à alta tecnologia e aos meios de comunicação de massa, além de apresentarem uma visão profissional e trazem benefícios financeiros incríveis para seus participantes.
Para Britto e Fontes (2002), os eventos são a maior e melhor forma de promover a economia nacional e o emprego, podendo-se constatar que autoridades, empresas privadas e diversos profissionais já estão conscientes dos benefícios de tais atividades, portanto, é necessária a formação de profissionais que possam planejar e executar com eficácia as muitas e complexas tarefas inerentes a esta área, incluindo a adoção de procedimentos de segurança baseados em normas específicas.
O planejamento é a espinha dorsal do evento. Ao implementar e executar um projeto de evento, a ferramenta mais eficaz é uma lista de verificação com um plano de ação anexado. No check-list, é possível reunir todas as informações necessárias para o evento em um só lugar. Escolher um local com dimensões e infraestrutura adequadas é uma das tarefas do planejamento de eventos. Segundo Martin (2003), o local escolhido deve ser compatível com o número total de participantes esperado e proporcionar conforto e acomodação completa para todos, bem como o correto desempenho de todas as atividades. Leva em consideração a finalidade e as necessidades físicas do evento, independentemente de seu tipo e porte.
Por fim, quanto mais abrangente for o planejamento, maiores serão as chances de garantir que tudo corra conforme o planejado e evitar possíveis dificuldades.
2.1. Eventos Climáticos em Eventos
Eventos climáticos podem tornar qualquer show ao ar livre uma experiência memorável e emocionante. O calor intenso, ventos fortes ou chuva repentina podem ser desafiadores, tanto para os organizadores quanto para os participantes.
No entanto, os organizadores de eventos devem tomar medidas para garantir que esses tipos de eventos sejam seguros para todos. Eles devem ter uma boa compreensão do clima local, monitorar as condições do tempo e estar preparados para lidar com qualquer evento climático improvável. Isso inclui verificar as previsões de tempo antes do evento, estabelecer um plano de contingência para uma mudança súbita no tempo e fornecer informações claras aos participantes sobre o que fazer em caso de chuvas e ventos fortes ou calor extenuante. (FORTES, 2011)
Existem várias medidas de segurança que os organizadores de eventos podem tomar para lidar com eventos climáticos. Entre tais medidas destacam-se ofertar água e proteção solar gratuita ao público, instalar tendas ou toldos para proteger as áreas cobertas, e fornecer uma área coberta onde as pessoas podem se proteger de ventos fortes ou chuva. (FORTES, 2011).
Prevenir eventos climáticos imprevisíveis é impossível, mas isso não significa que os organizadores de eventos não podem fazer nada a respeito. A preparação é a chave para garantir a segurança dos participantes em qualquer show ao ar livre, independentemente do clima. (FARIA; SANTORO, 2015).
A climatologia e a meteorologia desempenham um papel importante na ocorrência de eventos ao redor do mundo. O estudo e compreensão desses fenômenos naturais nos permite prever e se preparar melhor para desastres naturais, como tempestades, enchentes e furacões.
Climatologia é o estudo dos padrões climáticos e meteorológicos ao longo de um período. Esta disciplina analisa como os padrões climáticos influenciam a vida humana (SOUZA, 2024).
Meteorologia é o estudo das condições atmosféricas em curtos prazos. Os meteorologistas analisam as condições atmosféricas para prever o tempo nos próximos dias. Além disso, eles também analisam os sinais de alerta para prever eventos extremos, como tempestades severas e furacões (SOUZA, 2023).
A climatologia e a meteorologia são importantes para entender questões ambientais e eventos meteorológicos. O conhecimento desses campos também nos ajuda a prever desastres naturais, assim como a compreender como o clima e o tempo afetam a vida humana.
Com relação ao tempo, é importante destacar que vendavais, pancadas de chuvas, podem interferir na condução de um evento e até mesmo impedir ou dificultar a sua realização.
De acordo com a Classificação e Codificação Brasileira de Desastres (COBRADE), vendaval é um forte deslocamento de uma massa de ar em uma região. Para efeitos de seguro, a Superintendência de Seguros Privados (SUSEP) define vendaval como sendo ventos com velocidade superior a 15 m/s (54 km/h). (GUIA DE PREPARAÇÃO DE VENDAVAIS, 2020)
De acordo com o Guia de Preparação de Vendavais (2020), no Brasil, as regiões Sul e Sudeste são mais afetadas por vendavais, mas esses eventos podem ocorrer em outras áreas também. Para se precaver, é importante conhecer a frequência histórica e a distribuição dos vendavais ao longo do ano na região de interesse. Na região Sul, a maioria dos vendavais ocorre na primavera, devido à atuação de complexos convectivos de meso escala. Na região Sudeste, os meses de verão são mais críticos, com eventos frequentemente associados à formação de sistemas convectivos, favorecidos pela forte instabilidade atmosférica.
A Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) estabelece critérios de cálculo para garantir que edificações e estruturas resistam aos esforços causados pelos ventos nas diversas regiões do país. No entanto, as normas atuais não incluem critérios de proteção para ventos de velocidade extraordinária, como os gerados por tornados ou downbursts, tanto no Brasil quanto no exterior. (GUIA DE PREPARAÇÃO DE VENDAVAIS, 2020). O Centro de Previsão de Tempo e Estudos Climáticos –CPTEC- oferece informações sobre a possibilidade de ocorrência de tempestades e vendavais, portanto, são veículos de informação importantes para os organizadores de eventos.
De acordo com o Centro de Hidrografia da Marinha (2018), a Escala De Beaufort é uma Escala Empírica que classifica a intensidade dos ventos, tendo em conta a sua velocidade e os efeitos resultantes das ventanias no mar e em terra. A escala foi desenvolvida pelo almirante britânico Francis Beaufort em 1806 e originalmente tinha 13 níveis. Hoje, é utilizada internacionalmente e tem 12 níveis, que variam de 0 (calmaria) a 12 (furacão).
NÍVEL DESCRIÇÃO EFEITOS EM TERRA EFEITOS NO MAR
DO VENTO
| | | |
0 | Calmaria | Fumaça sobe verticalmente. | Mar liso, sem ondulações |
1 | Brisa Leve | Folhas das árvores tremem levemente | Ondulações pequenas, como espelhos. |
2 | Brisa leve a moderada | Folhas e galhos de árvores balançam. | Ondulações mais definidas, com cristas brancas |
3 | Vento moderado | Pequenos objetos são levantados do sol | Ondulações moderadas, com espuma branca |
4 | Vento fresco | Galhos grandes das árvores balançam. Guarda-chuvas são difíceis de usar. | Ondulações moderadas a grandes, com espuma branca. |
5 | Vento forte | Árvores balançam. Andar contra o vento é difícil. | Ondulações grandes, com espuma branca. |
6 | Vento muito forte | Galhos grandes das árvores quebram. Andar contra o vento é impossível. | Ondulações grandes, com formação de jatos de espuma |
7 | Ventania | Árvores são derrubadas. Telhas são levantadas dos telhados | Ondulações muito grandes, com formação de espuma e pulverização |
8 | Vento muito forte ou ventania | Grandes danos em construções | Ondulações enormes, com formação de ondas altas. |
9 | Vento duro ou ventania fortíssima | Destruição generalizada | Ondulações gigantes, com formação de montanhas de água |
10 | Tempestade | Devastação total | Ondulações monstruosas, com formação de ondas gigantes. |
11 | Tempestade violenta | Furacão | Ondulações colossais, com formação de ondas gigantes. |
12 | Furacão | Destruição em massa. | Ondulações apocalípticas, com formação de ondas gigantes. |
Tabela 1. Efeitos do vento em terra e no mar para cada nível da Escala de Beaufort
A Escala de Beaufort é utilizada por meteorologistas, marinheiros, pilotos e outras pessoas que precisam saber a intensidade do vento. Ela é uma ferramenta importante para prever o tempo e para tomar decisões sobre segurança.
A velocidade do vento é influenciada por vários fatores, como a pressão atmosférica, a temperatura e a topografia do terreno.
3- A GESTÃO DE EVENTOS: MÉTODOS E ESTRATÉGIAS
Ao organizar um evento, devemos lembrar que nem todas as ações acontecem sempre conforme o esperado. Os eventos são de natureza dinâmica e na sua realização há mudanças, oportunidades e crises. Todos os desafios e oportunidades de sucesso dos eventos são impossíveis de prever exatamente e os eventos dependem de influências externas que vão desde problemas financeiros até questões climáticas.
Meirelles (1999) considera o planejamento como fator fundamental no desenvolvimento de toda atividade e principalmente na organização de eventos, que permite racionalizar atividades, gerenciar os recursos existentes e implementar um projeto.
O organizador do evento deverá solicitar ao gestor de segurança informações detalhadas sobre a legislação especial, para que o evento possa ser devidamente documentado junto às autoridades competentes como polícia militar, corpo de bombeiros militar, prefeitura, Ministério Público, secretaria comunitária, meio ambiente, ECAD, ANVISA e outros.
No âmbito da fiscalização das instalações é necessário conhecer o relatório de fiscalização dos bombeiros (AVCB), que comprova que o “edifício cumpre os requisitos mínimos de segurança contra incêndios, se for constituído por meios internos e superfícies externas, onde for permite atuar no combate a incêndios conforme legislação pertinente” (VIEIRA, 2011, p. 22).
Outra medida é a contratação de bombeiros civis para prevenir e extinguir incêndios de acordo com a Lei nº 11.901, de 12 de janeiro de 2009. A lei regulamenta a profissão de bombeiro civil e dá outras providências. De acordo com a legislação, é bombeiro civil quem, nos termos desta lei, exerça regularmente uma função remunerada e exclusiva relacionada com a prevenção e extinção de incêndios, na qualidade de trabalhador diretamente empregado por empresas privadas ou estatais, empresas mistas ou negócios especializados na área de serviços de prevenção e extinção de incêndio. Segundo Pípolo (2013), os bombeiros civis devem estar munidos de equipamentos adequados, para atendimento pré-hospitalar e combate a incêndios, devem seguir plano próprio e formação específica.
Contratar empresas de segurança privada legalmente constituídas e com certificado emitido pela Polícia Federal é essencial para garantir que estratégias de gestão de segurança sejam planejadas, informando número de vigilantes, onde atuarão, instalação de câmeras, controle de acesso e identificação, identificação de áreas vulneráveis, instalação de posto de comando, sistema de comunicação, instalação de sistemas de controle e plano de ação para situações perigosas. (FARIA; SANTORO, 2015).
Por esse motivo, é imprescindível a elaboração de um Plano de Contingência para eventos que são divididos em várias etapas, que incluem desde a concepção inicial até a avaliação pós-evento. Os planos de contingência devem ser desenvolvidos com base na análise de riscos específicos do evento e devem ser revisados e atualizados regularmente, que será analisado posteriormente.
4– PLANO DE CONTINGÊNCIA E CRONOGRAMA DE PLANEJAMENTO
O plano de contingência consiste num documento físico que contém normas regulamentadoras que norteiam qualquer atividade pré evento para que toda a equipe, desde o mais simples colaborador até o gestor da empresa organizadora de eventos e montagens de estruturas para eventos, tenha capacidade de tomar decisões caso haja algum evento climático que possa interferir no evento, como por exemplo um vendaval. (CELEPAR, 2009).
Em outras palavras, o plano de contingência é, segundo Guia de Elaboração de Plano de Contingência:
Um documento onde estão definidas as responsabilidades estabelecidas e uma organização, para atender a uma emergência e também contém informações detalhadas sobre as características da área ou sistemas envolvidos. É um documento desenvolvido com o intuito de treinar, organizar, orientar, facilitar, agilizar e uniformizar as ações necessárias às respostas de controle e combate às ocorrências anormais (CELEPAR, 2009).
Esse documento deve descrever as ações a serem tomadas em caso de ocorrência de imprevistos ou emergência, com informações sobre as possíveis situações que podem ocorrer, as medidas preventivas adotadas, os procedimentos a serem seguidos, os recursos necessários e as pessoas responsáveis pela sua execução.
É necessário que se priorize pela segurança dos participantes de eventos sendo essa uma responsabilidade fundamental dos organizadores que devem analisar os diferentes tipos de riscos que podem afetar a realização de eventos, incluindo ameaças à segurança pública, questões de saúde, condições climáticas adversas, entre outros, desenvolver medidas preventivas e protocolos.
É importante destacar que não só as empresas privadas de organização de eventos devem ter um plano de contingência, mas também as administrações públicas também devem criar planos de contingência sempre que as circunstancias exigirem ou demandarem.
Para que seja feito um plano de contingência é necessária a realização do mapa de risco, que nada mais é que uma ferramenta que consiste em avaliar e controlar os riscos existentes em um evento. É uma ferramenta de gestão de riscos que traz uma representação gráfica, com a identificação das áreas que apresentam maior probabilidade de ocorrência de acidentes, indicando as medidas preventivas e necessárias para reduzir esses riscos.
O mapa de risco é obrigatório por lei em empresas brasileiras de atividades de risco que tenham mais de 20 funcionários, conforme a Norma Regulamentadora 5 (NR-5) do Ministério do Trabalho e Emprego. A NR-5 estabelece que o mapa de risco deve ser elaborado pela Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA), que é responsável por realizar inspeções periódicas no ambiente de trabalho e identificar os riscos existentes. (SOUSA, 2023).
4.1- Check list para Elaboração de Planejamento de um Plano de Contingência
É necessário entender a relevância dos planos de contingenciamento na estrutura dos eventos em espaços abertos, e compreender os riscos das pancadas de chuvas e vendavais na sua realização.
Pode-se citar alguns itens que devem ser observados para a realização do plano de contingência quanto da realização de um evento como será o tratado no estudo de caso, desta pesquisa.
No Brasil, as ações de redução de desastres adotadas pela Defesa Civil Nacional (Brasília, 2007) para elaboração de Plano de Contingência para Eventos abertos, compõem-se de: Prevenção; Preparação para Emergências e Desastres; Resposta e Reconstrução.
4.1.1 Prevenção - Planejamento
A análise das áreas de risco permite a elaboração de bancos de dados e de mapas temáticos sobre ameaças, vulnerabilidades e riscos de desastres. Como exemplos, temos as cartas geotécnicas, os mapas de suscetibilidade, de perigo e de risco, além do cadastramento e zoneamento de risco. (FARIA; SANTORO, 2015). A sua aplicabilidade prevê as seguintes ações
Sirenes para alerta em eventos abertos: criação de um programa de sirenes para avisar o público de um possível risco climático, pancadas de chuva e vendavais. Para criar um programa de sirenes para avisar o público sobre possíveis riscos climáticos, você pode seguir os seguintes passos:
Planejamento e Requisitos: definição dos tipos de riscos climáticos que deseja alertar, como pancadas de chuvas, vendavais etc. Determina as áreas geográficas que serão cobertas pelo sistema de sirenes.
Infraestrutura: aquisição de equipamentos de sirene necessários, incluindo sirenes, amplificadores de áudio, baterias de backup etc e instalação de sirenes em locais estratégicos para garantir uma cobertura adequada.
Sistema de Controle: aquisição de software necessário para controlar as sirenes remotamente. Implementação de um sistema de controle que permita ativar as sirenes de acordo com as informações meteorológicas e de risco.
Integração com Fontes de Informação: integração do sistema com fontes de informações meteorológicas confiáveis, como serviços meteorológicos nacionais ou regionais. Configuração do sistema para receber atualizações em tempo real sobre condições climáticas adversas.
Protocolos de Ativação: definição de protocolos claros para ativar as sirenes com base nas informações recebidas e estabelecimento de critérios de decisão para determinar quando um alerta deve ser acionado.
Testes e Treinamento: realização de testes regulares do sistema para garantir que as sirenes funcionem corretamente. Treinamento de pessoal responsável pelo acionamento das sirenes e comunicação de alertas à comunidade.
Comunicação com o Público: estabelecimento de canais de comunicação claros para informar o público sobre o significado dos alertas e como eles devem responder. Fonte manual de previsão climáticas do instituto brasileiro de meteorologia e força aérea brasileira, radares meteorológicos.
4.1.2 Influência dos fenômenos meteorológicos na realização de eventos ao ar livre
A equipe organizadora do evento deve elaborar um Plano de Contingência para garantir a segurança do seu evento: seja para ter certeza de que ocorrerá tudo bem, seja para prever eventuais problemas e garantir que, em caso de acidentes, a equipe estará preparada para reagir rapidamente. (SOUSA, 2023).
Chuvas intensas e pancadas de chuvas podem tornar o local do evento enlameado e escorregadio causando acidentes graves ao público e afetando a segurança dos prestadores de serviços.
Os vendavais causam transtornos à estrutura física do evento e equipamentos, derrubando e colocando em risco o público e criando condições perigosas nos eventos ao ar livre. (FARIA; SANTORO, 2015, p. 164).
4.1.3. Preparação para Emergências: Vendavais e Ameaças Climáticas
De acordo com Faria e Santoro (2015, p. 23), “as ações emergenciais de enfrentamento dos riscos decorrentes dos desastres naturais são coordenadas e executadas pelo Sistema de Defesa Civil, estruturado em nível federal, estadual e municipal”. Desta forma, há uma estrutura organizacional com diretrizes e planos de ação para os atendimentos emergenciais em todo território nacional.
▪ Infraestrutura resistente ao clima: A infraestrutura do evento, como palcos, tendas, estruturas temporárias e sistemas elétricos, deve ser projetada e construída para resistir a condições climáticas adversas. Isso pode envolver a escolha de materiais resistentes, sistemas de drenagem adequados e medidas de segurança adicionais.
Comunicação e alerta precoce: Um sistema de comunicação eficaz e um plano de alerta precoce são essenciais para informar os participantes do evento sobre a possibilidade de desastres naturais iminentes. Isso pode incluir o uso de sirenes, mensagens de texto em massa, aplicativos móveis e outros meios de comunicação para disseminar informações importantes e instruções de evacuação, se necessário.
Evacuação e abrigos de emergência: Os organizadores do evento devem ter planos de evacuação claros e rotas de fuga bem- sinalizadas em caso de desastres naturais. Além disso, é importante identificar e fornecer abrigos de emergência adequados para os participantes em caso de necessidade de proteção imediata.
Cooperação com autoridades locais: É fundamental que os organizadores de eventos colaborem estreitamente com as autoridades locais, como agências de gestão de emergências, bombeiros e polícia, para garantir uma resposta eficaz em caso de desastres naturais. As autoridades podem fornecer orientações específicas e recursos adicionais para garantir a segurança de todos os envolvidos.
Sustentabilidade e mitigação: À medida que a conscientização sobre as mudanças climáticas aumenta, é importante que os eventos também adotem práticas sustentáveis e busquem minimizar sua pegada de carbono. Isso pode incluir o uso de energia renovável, redução do desperdício, gestão adequada da água e promoção do transporte público.
É crucial que os organizadores de grandes eventos estejam cientes dos riscos das mudanças climáticas e adotem medidas adequadas para garantir a segurança dos participantes durante desastres naturais. Além disso, a conscientização e ação em relação às mudanças climáticas em geral são fundamentais para reduzir os impactos e mitigar riscos em eventos.
Avaliação e Encerramento Pós-Evento:
Avaliação de desempenho: Realizar uma avaliação abrangente do Plano de Contingência e das medidas de segurança implementadas durante o evento, identificando pontos fortes e áreas de melhoria.
Revisão e atualização do plano: Com base nas lições aprendidas durante o evento, revisar e atualizar o Plano de Contingência para garantir sua eficácia contínua em futuros eventos.
Seguir essas etapas garantirá uma abordagem abrangente e eficaz na elaboração e implementação do Plano de Contingência para eventos, promovendo a segurança e o sucesso do evento como um todo. (FARIA; SANTORO, 2015, 164pp).
4.1.4 Mitigação
Para garantir a segurança de todos os participantes, é importante que os organizadores obtenham um Certificado de Controle de Incêndio (AVCB). Este documento atesta que o local atende às normas de segurança contra incêndio estabelecidas pelo Corpo de Bombeiros. Os requisitos incluem a instalação de extintores de incêndio adequados, sinalização de emergência e disponibilidade de saídas de emergência devidamente sinalizadas e desobstruídas. (CORPO DE BOMBEIROS MB/7/2018).
Os seguintes procedimentos devem ser adotados para mitigação dos riscos associados a acidentes e incidentes, de acordo com normas do Corpo de Bombeiros - NPA 005 – Regularização de Eventos.
Equipes de respostas à emergência: O organizador deve designar uma equipe de resposta a emergências que esteja treinada para lidar com emergências.
Equipamentos de emergência: O organizador deve manter um estoque de equipamentos de emergência como extintores de incêndio, máscaras e kit de primeiros socorros.
Plano de evacuação: o organizador deve elaborar um plano de evacuação que descreva como os participantes serão evacuados em caso de emergência.
4.1.5 Respostas e Reconstrução
Conforme especificado na NPA 005 da Regularização de Eventos do Corpo de Bombeiros, os seguintes procedimentos devem ser adotados para responder a acidentes e incidentes:
Acionamento de equipes de respostas à emergência: O organizador deve acionar a equipe de resposta a emergências imediatamente em casos de acidente ou incidente.
Isolamento da área: A área deve ser isolada para evitar risco de novos acidentes ou insistentes.
Evacuação: Os participantes devem ser evacuados da área se necessário.
Atenção médica: Os participantes que precisam de atenção médica devem ser atendidos imediatamente.
Avaliação: O organizador deve avaliar o plano de contingência regularmente para garantir que ele esteja atualizado e adequado às necessidades do evento.
5-PLANO DE CONTINGÊNCIA NO EVENTO TOMORROWLAND ITU/SP
Para melhor entendimento, apresenta-se um caso concreto, envolvendo um evento internacional e musical realizado numa Fazenda de 8 hectares, com estimativa de público 350.000 (trezentos e cinquenta mil) pessoas por dia de evento, durante 4 dias.
O Evento é um festival de música realizado anualmente. Sua edição original é realizada em Boom na Bélgica, cidade com menos de 20 mil habitantes, no distrito de Antuérpia. A edição brasileira foi anunciada em 20 de julho de 2014, e foi realizada na cidade de Itu, São Paulo, até 2016, retornando novamente a partir de 2023. Nos Estados Unidos, contava com outro nome, {...}. Sendo a edição norte-americana realizada, até 2015, na cidade de Atlanta, Geórgia. Em 2019, o festival teve sua primeira edição de Inverno, na França. (TOMOROWLAND BRASIL, 2023)
Trata-se de megaestrutura de serviços e segurança para receber mais de 180 mil pessoas nesta terceira edição. Para que a experiência seja a melhor possível, uma organização impecável é essencial, oferecendo serviços e facilidades para os fãs, como: transporte direto até o local do evento, acesso ao estacionamento e, acima de tudo, proporcionar um ambiente acolhedor para o público diverso que ajuda a compor a magia única do festival. (PINHEIRO, 2023).
Os funcionários do evento são treinados para reagir apropriadamente em diversas situações que podem ocorrer durante o festival. “Nós temos especialistas em várias áreas preventiva e corretivas as quais o público pode ter contato confidencial sempre que desejar, tudo para que cada visitante se sinta acolhido”, comenta Wilsen (2023), porta-voz do Evento Bélgica e Brasil, contando com um Centro de Controle do Evento que teve representantes de diversas áreas, como a segurança, a mobilidade (tráfego), tempo, controle de som, vigilância, segurança alimentar e serviços de saúde que vigiam a segurança de todos os convidados, artistas e funcionários. (PINHEIRO, Otávio; WILSEN, Debby, 2023)
Pinheiro e Wilsen (2023) relatam, também, que as leis e planejamentos são respeitados
durante o evento para que todos possam aproveitar ao máximo a experiência. “Nós esperamos um devido comportamento de nossos frequentadores, funcionários e artistas. Os valores reforçam que possamos pensar e agir juntos, compartilhando senso de responsabilidade e comunidade. Nós estamos comprometidos a fazer do nosso festival um lugar sempre seguro e inclusivo”, conclui.
O Centro de Controle do Evento teve representantes de diversas áreas, como a segurança, a mobilidade (tráfego), tempo, controle de som, vigilância, segurança alimentar e serviços de saúde que vigiam a segurança de todos os convidados, artistas e funcionários.
De acordo com Faria e Santoro, (2015, p. 164. apud Tominaga, 2009, p.147) “O desenvolvimento do Plano de Contingência de um evento deve ser iniciado com a Elaboração de um plano detalhado que aborde todas as áreas de segurança e resposta a emergências, incluindo evacuação, primeiros socorros, segurança de instalações, comunicação de emergência, entre outros”.
No caso estudado, houve a contratação de uma equipe multidisciplinar com engenheiro civil, geólogo, meteorologista, e uma equipe de montagem com 2.000 (duas mil) pessoas envolvendo rapelista industrial, responsável pela montagem da estrutura do palco, técnico de segurança do trabalho e meio ambiente, bombeiro civil, e auxiliares de staff na montagem, sendo que todos tiveram conhecimento do plano de contingência através de treinamento.
A equipe teve treinamento e simulações de cenários de emergência com a equipe responsável pelo evento, garantindo que todos estivessem preparados para lidar com situações adversas. (SANTORO, 2009, p. 53-54)
O plano de contingência desse evento (Safety Book), foi elaborado um ano antes por Igor Pinolo, Gestor de Riscos (Risk Manager), para que fosse apresentado as autoridades locais e servisse de base para o treinamento da equipe multidisciplinar. Esse documento ficou de posse da equipe, mas não pode ser divulgado, razão pela qual ele é apenas mencionado nesse trabalho.
Desse plano de contingência foi criado o mapa de riscos chamado de Floorplan & Timetable -Mapa & Line Up, onde há o detalhamento gráfico de sinalizações de emergências, posto médico, atendimento ao visitante para informações na área de segurança, informações técnicas com números de emergência, estação pluviométrica (que deve estar num raio de até 2km).
Todas essas informações são levadas às autoridades públicas para que haja a coordenação com autoridades e serviços de emergência, tais como polícia, bombeiros, serviços médicos de emergência, para garantir sua colaboração e apoio durante o evento e também equipe particular de segurança, brigada e socorrismo, que geralmente são terceiros contratados.
Nos dias desse megaevento, objeto deste estudo de caso, ficaram de plantão em um centro de apoio, agentes de polícia federal, civil e militar, bombeiro militar e equipe de além dos socorristas privados terceirizados estes últimos coordenados pelo médico socorristas do hospital municipal ou enfermeiro técnico padrão.
As medidas de segurança e resposta a emergências, conforme descritas no Plano de Contingência desse evento, foram monitoradas constantemente para garantir as condições do evento e respondendo rapidamente a qualquer situação que surgisse.
Vale ressaltar que todos os participantes devem ter conhecimento sobre as medidas de segurança adotadas e as orientações a serem seguidas em caso de emergência, por meio de materiais informativos, placas de sinalização e anúncios durante o evento. (SANTORO, 2009, p.53-54), o que foi feito no evento estudado através de aplicativos disponibilizados a todo o público pagante, por cartazes distribuídos por todo local, no site do evento, entre outros.
Segundo Santoro (2009, p.53) é imprescindível que se mantenha uma “ comunicação eficaz entre todas as partes envolvidas no evento, incluindo equipe organizadora, autoridades e serviços de emergência, para garantir uma resposta coordenada a qualquer incidente”, o que foi observado pela equipe do Evento estudado, pois toda a equipe se comunicava através de rádio e WhatsApp.
No caso de um plano de contingência para eventos de pancadas de chuvas e vendavais, deve-se estabelecer procedimentos e medidas para prever e/ou mitigar os riscos associados a eventos em espaços abertos. Os seguintes procedimentos devem ser adotados para prevenir acidentes e incidentes, conforme seguintes ações: análise de riscos: o organizador deve realizar uma análise de risco para identificar os potenciais perigos e ameaças associados ao evento; Plano de segurança: o organizador deve elaborar um plano de segurança que descreva as medidas de prevenção e mitigação de riscos; Treinamento: o organizador deve fornecer treinamento adequado aos funcionários e voluntários envolvidos no evento.
Em nosso estudo de caso, em um dos dias em razão de uma pancada de chuva no local, com nível de pluviometria de 60 a 80 milímetros e ventos em torno de 70 km/h, que pela categoria de risco 4, é de alto risco, de acordo com Centro de Hidrografia da Marinha (2018) e segundo a escala de Francis Beaufort, a providência tomada com base no plano de contingência foi cancelar o evento com a devolução dos ingressos ou substituir por outro evento musical realizado pela mesma produtora.
O local ficou em situação de lamaçal e sem condições de acesso pela estrada. Desta forma verificou-se que a organizadora do Evento, analisou os riscos, aplicou o plano de segurança, através da equipe devidamente treinada.
Por isso é importante que os organizadores avaliem minuciosamente os possíveis riscos durante o planejamento, levando em consideração as previsões meteorológicas e as condições climáticas locais, analisando antecipadamente as condições para a realização do evento. Para isso, a organização conta com a ajuda de suas seguradoras, que têm experiência na área e podem recomendar práticas de redução de riscos e medidas emergenciais.
As equipes envolvidas na área de gestão de segurança e os produtores dos eventos acionaram o plano de contingência e promoveram a paralisação o evento para evitar contratempos com o para assegurar a segurança do público.
6- CONSIDERAÇÕES FINAIS
Investigou-se quanto à importância da qualificação do Gestor de Eventos em conhecimentos básicos em clima e tempo, através da pesquisa qualitativa, quantitativa e descritiva. Ao profissional de eventos é incumbido o planejamento, desenvolvimento e aplicação de protocolos, normas, legislações e precedências nos eventos; sendo estes os responsáveis pelos acontecimentos positivos ou negativos, bem como os acidentes e incidentes passíveis de ocorrer a qualquer ser humano e em qualquer ocasião.
Considerando a possibilidade de urgências e emergências durante a realização dos eventos, e que todos os participantes estão sob a responsabilidade destes profissionais, é de suma importância que eles tenham preparação para tais ocorrências, incluindo a elaboração de plano de contingência o que contemple a capacidade de resposta tanto aos incidentes, como no caso de acidentes.
Como se pode verificar, as ferramentas de diagnóstico e planejamento e as medidas de prevenção de crises são necessárias para organizar eventos com o menor número de problemas possível para garantir a integridade de todas as partes envolvidas.
Considerando que não existe um procedimento padronizado na gestão da segurança, isso significa que cada evento deve ter um planejamento próprio e específico. E como mencionado, existe uma técnica de análise de risco inicial que se mostra eficaz na visualização dos maiores impactos e no fornecimento da melhor orientação para eles.
A obtenção das licenças e autorizações exigidas pelas autoridades para tal proporcionará tranquilidade e evitará quaisquer exigências legais no futuro. Portanto, deve-se considerar que os danos materiais e patrimoniais são indenizáveis, mas os danos causados à reputação da marca e a perda de vidas humanas são insubstituíveis.
Pesquisas futuras poderiam explorar o impacto de tecnologias emergentes, como a inteligência artificial e a realidade aumentada, na mudança da experiência dos participantes, na eficiência das operações e tomada de decisões sob pesquisas adicionais que poderiam fornecer informações valiosas para a indústria de eventos.
Conclui-se que o para ter sucesso em um plano de contingência que a organização do evento tem que ter conhecimento e afinidade no risco envolvido no evento, para mitigar o perigo que o público participante pode estar afetado.
A equipe envolvida tem que conhecer e ter um papel fundamental caso ocorra o evento climático (chuva forte e vendaval) propondo mudanças no plano e identificando áreas vulneráveis, todos os envolvidos precisam de treinamento e orientação durante o evento em mudanças abruptas do tempo assim a organização tem ferramentas para paralisação do evento antes de acontecer o acidente climático e salvaguardar vidas.
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